Características de um Portal Corporativo

Existe uma distinção clara entre os conceitos de intranet e portal corporativo. O conceito de intranet engloba um site para colaboradores, contendo algumas aplicações da empresa, notícias e conteúdo institucional.

Já um verdadeiro portal corporativo é mais amplo. Traz aspectos avançados como a personalização de conteúdo pelo perfil do colaborador, provê ferramentas de colaboração e de socialização, além de comunidades de prática e diferentes formas de reter e disseminar o conhecimento corporativo.

Experiência do usuário

Manter o conhecimento corporativo acessível depende, em grande parte, de uma boa experiência do usuário, que consiste em uma interface amigável.

  • Usabilidade: É necessário produzir estudos do nível de familiaridade dos colaboradores com as ferramentas digitais e projetar interfaces web intuitivas, que possam atender às suas necessidades.
  • Taxonomia (classificação do conteúdo): É muito importante criar uma lógica de classificação do conteúdo que seja ligada à natureza do conhecimento a ser disseminado na corporação. Essa classificação irá colaborar na retenção e na fácil encontrabilidade desse conteúdo, através de filtros de busca personalizados.
  • Design: O design deve considerar um uso contínuo e diário da interface, e por esse motivo deve ser limpo e agradável. A paleta de cores e indentidade visual da empresa devem ser expressas no layout da intranet.

Vantagens competitivas

Uma empresa que fomenta a socialização dos colaboradores e a retenção do conhecimento tende a ter vantagens competitivas perante a concorrência, pois está valorizando seu ativo mais importante, que são as pessoas e seu conhecimento do negócio.

  • Gestão do conteúdo: O conteúdo da intranet pode e deve ser gerado pelos colaboradores da empresa. Essas pessoas geralmente não têm, e não necessitam ter, conhecimentos técnicos avançados de webdesign, HTML ou da estrutura tecnológica do portal. Por esse motivo, é necessário prover-lhes ferramentas intuitivas de gestão de conteúdo e publicação. Só assim é possível publicar artigos e conteúdos no portal de forma rápida e fácil.
  • Retenção do conhecimento corporativo: Fomentando a colaboração e a gestão do conteúdo, a empresa estará retendo o conhecimento que ficará disponível para que os próximos colaboradores reutilizem, independente de tempo ou presença física daqueles que o publicaram.
  • Disponibilização dos aplicativos: Com os padrões de webservices SOA e as facilidades dos frameworks de portais corporativos, como o Webcenter, tornou-se possível a replicação, ou sincronização das aplicações, disponibilizando-as dentro do portal por meio de portlets. Com as ferramentas sociais dos portais atuais, pode-se ainda somar mais atributos e recursos a essas aplicações. Um bom exemplo é adicionar um fórum de discussão ao sistema de CRM ou um Wiki ao sistema de suporte e auto atendimento.
  • Personalização: Colaboradores de diferentes áreas da empresa têm necessidades e visão do negócio distintas, e essas podem ser expressas pela criação de visualizações específicas do portal. Um funcionário da área de marketing, por exemplo, se interessará mais pelos dados de BI, pesquisas de mercado, informações sobre novos produtos. Enquanto isso os funcionários de TI se beneficiarão mais em saber sobre a disponibilidade dos serviços, novos sistemas e status dos projetos de tecnologia. Com as técnicas de personalização, o portal poderá entregar um conteúdo, visual, sistemas corporativos focados nas tarefas mais importantes e no contexto onde se encontra o colaborador, facilitando seu dia-a-dia e gerando vantagens operacionais para a empresa.